Microsoft Access 2007

Pendahuluan

Microsoft access adalah  sebuah program pengolah database atau basis data , dan merupakan bahgian dari Microsoft office.

Untuk membuat database baru setelah jendela acess dalam keadaan terbuka , langkahnya adalah : klik office button , klik new kemudian klik blank database .

Selanutnya baru menentukan nama file kemudian creat.

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalamlingkungan Access 2007 yaitu :

a.Table     :  adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengaturdata di dalamnya dalam bentuk kolom (  field  ) dan baris (record ).

b.Field     :   adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yangsama atau sejenis dimasukkan. Field  umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.

c.Relation: relation adalah relasi atau hubungan dari beberapa field dari table yang berbeda

d.Query: Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan, atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.

Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan:
1. Create query by using wizard
2. Create query in design view

Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min, Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.

Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini:
Field : nama field yang ingin ditampilkan
Table : nama tabel dari field tersebut
Sort : mengurutkan data hasil query
Show : mengatur field ditampilkan atau tidak
Criteria : syarat dari data yang ingin ditampilkan.
Form : Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.

Dalam meranncang struktur database, menetukan type data yang sesuai juga harus diperhatikan , misalnya : untuk nilai bilangan menggunakan type Number, untuk nama siswa menggunakan : type text  , begitu juga untuk mata uang menggunakan type : currency.

Disamping itu pada kolom ketiga dari format struktur database , adalah deskription, yang berfungsi untuk  menjelaskan /keterangan dari field field yang sudah dibuat , misalnya  untuk nama siswa menggunakan type text , dan pada kolom discription  ditulis keterangannya misalnya : size 20.

Apabila anda ingin membuka file yang sudah pernah tersimpan caranya adalah dengan menggunakan menu “open”  seperti pada aplikasi lainnya .

Selain itu dalam merancang struktur database ada satu hal yang perlu diperhatikan yaitu : menentukan Primary key. Dalam menentukan primary key ada persyaratan penting yaitu tidak boleh ada yang sama , misalnya NIS  bisa  di pilih sebagai primary key , karna NIS  setiap siswa  tidak ada yang sama.

Apabila struktur data sudah selesai , ada 2 cara untuk  pengisian data , yaitu: menggunakan  sheet table  dan menggunakan form . Namun untuk format entry data yang lebih menarik, biasanya banyak digunakan fasilitas FORM .

FORM tersebut ada yang berbentulk tabular dan ada columnar, dan biasanya banyak digunakan bentuk Columnar.

Didalam entry data dengan keyboard anda juga perlu mengenal tombol2  pada papan keyboard , misalnya :

Tombol Pengunci  : caps lock ,Num Lock,dan scroll lock

Tombol Navigasi : Up, down ,right,left,page up, page down ,home/ End

Tombol Modifikasi : Ctrl, Shift, Alt

Tombol ketik :  A B C D E  dst

Tombol Esc (escape) : untuk membatalkan perintah

Didalam pembuatan database ada beberapa komponen pokok yaitu :

Table  :  yatu merupakan kumpulan dari  file dan record

Query : digunakan untuk menyaring data yang akan ditampilkan

Form  : digunakan untuk entry data

Report  : membuat bentuk laporan  yang siap untuk di cetak.

Apabila anda menyimpan sebuah file database , maka komputer akan menambahkan diujung nama file dengan satu kode yang disebut : ekstensi, misalnya apabila nama file yang anda buat  misalnya “latihan” , maka ketika penyimpanan, komputer akan menuliskan : latihan.mdb

Didalam menentukan type data , apabila anda menggunakan type text, perlu ditentukan field size yaitu : menuliskan angka berapa karakter kira kira , maksimal nama sebuah field , mislanya untuk field alamat, 30 , berarti alamat yang paling  panjang adalah 30 karakter.

Sedangkan untuk type number   biasanya menggunakan : long integer

Apabila anda menggunakan FORM dalam entry data , anda juga bisa mencantumkan rumus : misalnya mencari Nilai Jumlah, atau mencari Nilai rata rata dari beberapa Nilai . Rumus tersebut harus ditulis pada sebuah kotak yang bernama : expression builder .

Disamping itu dalam pembuatan FORM , komputer juga sudah menyediakan model model yang dapat digunakan langsung dengan perintah FORM WIZARD.

Tetapi apabila anda ingin membuat sebuah FORM yang lebih menarik, anda bisa  memodifikasi FORM yang sudah ada , dengan cara : kilik kanan nama FORM  , kemudian klik DESIGN VIEW.

Didalam pengisian data atau entry data , terkadang kita  tidak perlu menuliskan langsung, mislnya untuk jurusan : bisa  cukup dengan mengklik pilihan pada panah kecil yangb tampil ,sudah tertulis : AK, AP, PM.

Untuk membuat FORM seperti ini pada waktu merancang struktur data and harus menggunakan fasilitas   lookup wizard.

Header dan Footer juga perlu di gunakan pada FORM , untuk membuat tampilan form yang lebih menarik.  Header adalah Judul dari  sebuah FORM. Fasilitas ini dapat dibuat dengan megaktifkan  Design view yang terdapat pada menu view.

Setelah anda me input atau entry sejumlah data , maka pada bagian bawah tampilan jendela database, tertulis  kata : record : diikuti  dengan  4 tanda panah ,  , tanda panah 1 arah ke kiri disebut previos , digunakan untuk pindah ke record sebelumnya, sedangkan panah 1 arah kanan berfungsi untuk pindah ke record sesudhnya.

Dalam pengolahan database, tekadang kita perlu membuat perobahan perobahan, menambah, menghapus , menyalin , memndahkan data, dsb.

Proses  tersebut disebut dengan istilah : Editing,  sedangkan perosen memasukkan data disebut dengan stilah : entry data

Kalau ingin mendelet atau menghapus sebuah record data anda harus berada pada posisi : data sheet view , atau tabel data yang menampilkan field dan recor d , klik kanan pada salah satu recor yang akan dihapus, lalu klik delete.

Dalam pengelolaan database ada fsilitas yang disebut : relationship , yaitu membuat hubungan antara 2 tabel atau beberapa tabel, sehingga kita dapat membuat query yang diambil dari field field yang kita perlukan , yang terdapat pada tabel tabel tsb.

]

Server eror gambar gagal dimuat